Les critères essentiels pour choisir une solution de GED

La gestion électronique de documents (GED) est devenue un élément incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion de l’information. Avec l’augmentation exponentielle du volume de données et la nécessité de les organiser de manière efficace, choisir la bonne solution de GED est crucial. Voici les critères essentiels à considérer pour faire un choix éclairé.

Comparaison des solutions de GED

Avant de plonger dans les détails des fonctionnalités et des critères de sélection, il est judicieux de prendre le temps de comparer les meilleures GED. Cette comparaison vous permettra d’identifier les forces et les faiblesses de chaque solution et de mieux comprendre comment elles peuvent répondre à vos attentes. En évaluant les différentes options, vous serez en mesure de faire un choix plus informé et adapté à votre contexte d’entreprise.

Fonctionnalités de base

Avant toute chose, il est important de s’assurer que la solution de GED couvre les fonctionnalités de base nécessaires à la gestion des documents. Cela inclut :

• Capture des documents : La solution doit permettre de capturer des documents à partir de différentes sources (scanners, emails, applications métiers, etc.).
• Indexation et classement : Une bonne solution de GED doit offrir des capacités d’indexation avancées pour faciliter la recherche et le classement des documents.
• Stockage sécurisé : Le stockage doit être sécurisé et fiable, avec des options de sauvegarde et de récupération en cas de perte de données.
• Gestion des versions : La capacité à gérer différentes versions d’un même document est essentielle pour suivre les modifications et éviter les erreurs.
• Accès et partage : La solution doit permettre un accès facile et sécurisé aux documents, ainsi que des fonctionnalités de partage avec des collaborateurs internes et externes.

Intégration avec les systèmes existants

Une solution de GED ne doit pas fonctionner en silo. Elle doit s’intégrer parfaitement avec les autres systèmes et applications utilisés par l’entreprise. Cela inclut les logiciels de gestion de la relation client (CRM), les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), les outils de productivité comme Microsoft Office, et les plateformes de collaboration comme Microsoft Teams ou Slack. Une bonne intégration permet d’automatiser les flux de travail et d’améliorer l’efficacité globale.

Sécurité et conformité

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises. Une solution de GED doit offrir des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles. Cela inclut :

• Chiffrement des données : Les données doivent être chiffrées, à la fois au repos et en transit.
• Contrôle d’accès : La solution doit permettre de définir des droits d’accès précis pour différents utilisateurs ou groupes d’utilisateurs.
• Audit et traçabilité : Il doit être possible de suivre qui a accédé à quels documents et quand, pour assurer la traçabilité des actions.
• Conformité réglementaire : La solution doit être conforme aux réglementations en vigueur, comme le RGPD en Europe, pour garantir la protection des données personnelles.

Facilité d’utilisation

Une solution de GED doit être intuitive et facile à utiliser pour tous les employés, quel que soit leur niveau de compétence technique. Une interface utilisateur bien conçue et des fonctionnalités ergonomiques sont essentielles pour assurer une adoption rapide et efficace par les utilisateurs. Des formations et un support technique de qualité sont également des atouts importants.

Évolutivité

Les besoins en gestion de documents d’une entreprise évoluent avec le temps. Il est donc crucial de choisir une solution de GED qui peut s’adapter et évoluer avec l’entreprise. Cela inclut la capacité à gérer un volume croissant de documents, à ajouter de nouveaux utilisateurs, et à intégrer de nouvelles fonctionnalités ou modules au fur et à mesure que les besoins changent.

Coût total de possession

Le coût est un facteur important dans le choix d’une solution de GED. Il ne faut pas seulement considérer le coût initial d’acquisition, mais aussi les coûts récurrents tels que les frais de maintenance, de support, et de mise à jour. Il est également important d’évaluer le retour sur investissement (ROI) potentiel de la solution, en termes de gains de productivité, de réduction des coûts opérationnels, et d’amélioration de la gestion des documents.

Support et services

Un bon support technique et des services professionnels sont essentiels pour tirer le meilleur parti d’une solution de GED. Il est important de choisir un fournisseur qui offre un support réactif et compétent, ainsi que des services de conseil et d’accompagnement pour aider à la mise en œuvre et à l’optimisation de la solution.

Personnalisation et flexibilité

Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de gestion de documents. Une solution de GED doit donc offrir un certain niveau de personnalisation et de flexibilité pour s’adapter aux processus et aux workflows spécifiques de l’entreprise. Cela peut inclure la possibilité de créer des champs d’indexation personnalisés, de configurer des règles de gestion des documents, et d’adapter l’interface utilisateur aux besoins spécifiques des utilisateurs.

Collaboration et mobilité

Avec l’augmentation du travail à distance et de la collaboration en temps réel, une solution de GED doit offrir des fonctionnalités de collaboration avancées. Cela inclut la possibilité de travailler sur des documents en même temps que d’autres utilisateurs, de partager des documents de manière sécurisée, et d’accéder aux documents depuis n’importe quel appareil, où que l’on se trouve.

Analytique et reporting

Enfin, une bonne solution de GED doit offrir des fonctionnalités d’analytique et de reporting pour aider les entreprises à comprendre comment les documents sont utilisés et à identifier les opportunités d’amélioration. Cela peut inclure des rapports sur l’activité des utilisateurs, l’utilisation des documents, et les performances du système.

Conclusion

Choisir la bonne solution de GED est une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur l’efficacité et la productivité d’une entreprise. En tenant compte des critères essentiels mentionnés ci-dessus, les entreprises peuvent faire un choix éclairé et sélectionner une solution qui répond à leurs besoins spécifiques, tout en offrant la flexibilité et l’évolutivité nécessaires pour s’adapter à l’évolution de leurs besoins en matière de gestion de documents.