Мой метод управления задачами
Продолжаю серию постов о «Личной эффективности» (умное словцо высмотрел на блоге Алексея Московского). Об инструментах самоорганизации я уже писал. Теперь пришло время разобраться с задачами.
Учёт задач
В этом разделе я расскажу о своей системе ведения дел. В её основу легла известная система GTD (Getting Things Done), разработанная Дэвидом Алленом, а также система Авто-фокус, авторства Марка Форстера.
Могу сразу же сказать, что я не планирую свой день по часам, не считаю минуты, не расставляю приоритеты, не назначаю задачам много всяких параметров. Мой метод предназначен не для педантов или роботов-исполнителей. Он скорее подойдёт для людей, которые привыкли заниматься не рутинными, а интересными делами.
Главные мои требования при выборе системы организации задач — простота, минимализм и интерес исполнителя. Я не люблю заставлять себя что-либо делать. Я люблю работать с удовольствием. Чего и вам желаю.
Небольшое вступление
Все задачи я веду в своём датированном ежедневнике. И делаю это максимально просто. Для начала стоит разделить планирование разного уровня и обозначить, где я веду его учёт.
- Месячное планирование — отведена верхняя половина первой страницы месяца.
- Учёт ежедневных задач — страницы дней, поделенные горизонтальной чертой на 2 равные части. В верхней половине размещён план задач на день, а в нижней — идеи, мысли, задачи на будущее, пришедшие в голову за этот день (это INBOX – своеобразный приемник, контейнер мыслей. Понятие взято из системы GTD).
- Списки дел на будущее — в конце ежедневника отведено немного страниц для записной книжки. Именно там и располагаются эти списки.
Сразу хочу сказать, что я стараюсь записывать все дела максимально конкретно. То есть, например, «встреча с клиентом ***, обсуждение проекта, взять предоплату» или «нарисовать mind map для проекта ***» или «подогнать вёрстку проекта *** под IE».
Учёт ежедневных задач
По сути у моей системы есть 4 этапа:
- Знакомство с задачами.
- Работа со списком задач.
- Подведение итогов.
- Планирование.
Рассмотрим этапы более детально и в понятной форме.
Утром я просматриваю план на день, уточняю некоторые пункты, составляю в голове образ дня. Обычно этим занимаюсь после зарядки за чашкой кофе или чая.
Днём я занимаюсь выполнением планов: работа, встречи, личные дела. Я:
- отмечаю выполнение (зачёркиваю),
- перенос (зачёркиваю и обвожу)
- или отмену задачи (зачёркиваю двумя линиями),
- уточняю существующие задачи,
- дописываю новые (всегда может позвонить заказчик и сделать выгодное предложение),
- записываю идеи, мысли, планы и задачи в INBOX,
- или же записываю задачи сразу на определённый день (иногда можно знать заранее, когда потребуется выполнение).
Хочу сказать, что я обычно выполняю задачи в свободной степени очерёдности. То есть, делаю то, что мне интересно на данный момент. В определённый день меня может больше привлекать дизайн, вёрстка или программирование. Или захочется написать пост в блоге. Или заняться модерацией форума. Или ещё что-то. Настроение за день обычно меняется и за день можно успеть совершенно разнообразные вещи.
Конечно полного разгильдяйства допускать нельзя, но намного эффективней и приятней делать работу, которая интересна на данный момент. А так как дел всегда полно, всегда найдутся и интересные дела.
Конечно есть исключения. На встречи нужно приходить вовремя. Если сроки по договору поджимают, нужно брать себя в руки. Что делать, если с мотивацией совсем туго — это тема отдельной статьи, которая будет опубликована позже.
В конце дня я подвожу итоги. Закрываю, отменяю или переношу все оставшиеся дела. Все задачи обязательно должны быть зачёркнуты после этой процедуры.
Затем разбираю INBOX по различным спискам. Как я уже говорил, в конце ежедневника у меня сосредоточены «списки задач на будущее» по категориям и «дополнительные списки». Туда уходят все задачи, которые можно выполнить «потом», идеи, мысли, прочие важные записи. После этого все записи на странице должны быть зачёркнуты.
После того, как закончена работа с сегодняшним листом, перехожу к составлению планов на завтрашний день. Желательно при этом просмотреть списки дел в конце ежедневника, цели, финансы. Также в конце дня можно поставить себе оценку в Листе Личностного Роста (о нём я расскажу чуть позже).
Месячное планирование
В начале месяца я обязательно прописываю месячные планы. Их не раскрываю подробно, а пишу обобщённо. Например, «написать движок для проекта ***» или «закрыть проект ***». Тут же на первой странице месяца расположен и учёт финансов, но о них я расскажу позднее.
В конце месяца я зачёркиваю выполненные пункты, а невыполненные переношу на следующий месяц либо отменяю. После этого все пункты должны быть зачёркнуты.
Списки дел на будущее
Это разбитые по категориям задачи, которые не требуют немедленного выполнения. Например, «ремонт велосипеда» или «разработка движка для своего проекта». То, что можно отложить, но забывать никак не хочется.
Категории дел могут быть самые разные. Это зависит от основной деятельности. У меня это Самоорганизация (всё что касается обучения, ведения бизнеса,), Интернетное (всё связанное с интернетом, партнёрками, продвижением и т.д.), Оффлайн (о настоящей жизни), Проекты на заказ (иногда нужно что-то отложить и среди заказов), Свои проекты (свои проекты откладываются намного чаще заказных), Идеи проектов (сюда записываются именно те проекты, которые я собираюсь реализовывать в будущем, а не все подряд).
В следующей статье я расскажу о «Дополнительных списках». Продолжение следует...
Тем временем в других блогах
Многие сейчас ищут подработку в интернете. Обычные студенты, безработные, да и дополнительный заработок никому не помешает, поэтому люди стараются совмещать несколько работ. Одной из отраслей, куда идёт много народу, является копирайтнг. Однако как быстро начать работу не разбираясь в SEO, шмео, ТИЦах, биржах, фрилансах? Помогут советы начинающим копирайтерам. Несколько моих знакомых тоже начинали заниматься копирайтингом и такой статейки им очень не хватало.
«Бизнес в блоге» предлагает видеокурсы скачать бесплатно. А вы вбивали когда-нибудь такой запрос в поисковик?
Кстати. Хочу заметить, что конкурс на креативную ссылку продолжается. Участников немного, так как у меня совсем не было времени пиарить эту акцию. Поэтому выиграть не сложно =) Нужно всего лишь придумать и поставить интересную ссылку. Присоединяйтесь.
Получить в подарок мини-книги и 21-дневный тренинг по личностному росту.
Подписаться на рассылку «Инструменты Интернет для онлайн бизнеса»
Поделиться ссылкой:
Комментарии:
Планировать всё равно нужно, может быть и не так методично. Хотя автор молодец. Если он каждый день выдерживает такой ритм, то его можно похвалить!
Интересное планирование. Хотелдавно научиться сам, но никак не удается. почему?
Я лично тоже использую месячное планирование дел. Обычно это намного эффективнее дневного планирования, так как список задач становится глобальным (на месяц) и если в один день чего-то не успел, то можно можно в другой день сделать больше и не беспокоиться об этом.
А я тока когда проэкт какой нить делаю планирую, а так живу сегодняшним днём, вдруг завтра война, и все планы рухнули и я растроюсь :( Как я пойду воевать расстроенный?
Редко расписываю план на пару дней вперед. Не всегда всё происходит как хотелось, ну и всякие неприятности порой происходят. К тому же все люди просто стремятся к нарушению планов(правил), и только больше лени появляется. =)
Ещё один интересный способ планирования, к сожалению сколько я этих способов не перепробовал - ни один не подошёл. Видимо мне легче работать без планов.
Раньше никогда ничего не планировал, но недавно начал постепенно приходить к пониманию что это важно и нужно...
Спасибо за отличную статью.
Как раз сегодня читал пост о том, как воплотить в жизнь в мечту (цель). Получается, что планируя таким образом работу и видя конечную цель, составляя стратегию, планы на год вы реализуете свои мечты.
Лично я против какого либо планирования времени. Любое планирование, несмотря на уровень, это всегда ограничение свободы, которое не дает в полной мере насладиться жизнью.
Ежедневник здорово организовывает. Когда знаешь, что нужно сделать за день, меньше времени уходит на всякую ерунду.
Спасибо вам за месячное планирование, понял что в этом месяце не сделал того что хотел сделать раньше, вот теперь буду все планировать на перед.
Столько методов уже перепробовал, но надолго их не хватило. Теперь попробую этот. Что-то в нем есть, понравился. Я тоже привык делать то, к чему лежит душа в определенный отрезок времени.
Честно говоря, никогда не видел какого-либо смысла в подобной планировке. Отчасти от того, что ситуация постоянно меняется, и то, что может произойти через час, может не состыковаться с планами. В любом случае, не вижу необходимости в блокнотах - мне достаточно памяти, чтобы я помнил, что и когда нужно сделать.
Пожалуй соглашусь с «Мистик», хотя блокнот я использую но в других немного целях...К примеру, вы владелец блога и вы решили обновлять свой блог ежедневно, но для этого нужны новые идеи для новых постов. Вот в начале то и у меня с этим были проблемы, и самое что интересное идеи приходят тогда когда не нужно, а потом ты просто их забываешь...
Весьма любопытно. Я не так глубоко подхожу к планированию, но часто испытываю потребность к систематизации собственного рабочего времени. Некоторые ваши идеи возьму на вооружение.
Ужас какой, какой спам пошёл. Автору блога неплохо бы сделать ограничение на 1 слово в Имени ;)
Прочел статейку, автор молодец, планирует день без проблем, во всяком случае так кажется. У меня самого проблемы, хочу расписать день, задачи поставить, а то впустую драгоценное время тратишь, потом жалеешь...
У меня есть 2 списка дел: глобальный (на месяц) и каждодневный список, который я составляю в конце дня на следующий день. Таким образом я успешно выполняю все задачи, которые сам же себе и ставлю!
Весьма хорошие советы, но почитайте того же Лебедева - ни одного правила не придерживается :)
Почему то кажется, что сам этот процесс планирования занимает не мало времени. Однако со многими согласен, что под рукой должен быть блокнот/ежедневник, чтобы записывать краткие заметки, неотложные дела, важные вопросы (особенно актуально при подготовке к деловым встречам)
Считаю, что лучше всего выполнять задачи по пунктам, которые расписывать в блокноте каждый день! Это действительно эффективный метод для успешной деятельности.
После прочтения статьи с трудом смог представить себе подобный ежедневник :) точнее как-то структура немного запутана, хотя с другой стороны наоборот получается очень даже удобно.
Я, например, если и начинаю что-то планировать, то хватает меня не надолго :(
Поэтому хотелось бы спросить: как долго вы работаете по такой схеме и примерно сколько времени вы уделяете именно планированию дел?
Я все заставляю себя использовать какую-нибудь программу для планирования дел, но старый добрый блокнот с карандашом как-то роднее и ближе.
Видимо самоорганизация не для меня, или по крайней мере это очень трудное занятие. Я себе тоже недавно сделал расписание, следовал по нему. Но это продлилось буквально несколько дней, а после я начал очень от расписания отставать. Вот сегодня уже 11 число, а у меня работа за 5 не сделана.
Планирование - это главный момент для того, чтобы все успевать. Но кроме планирования нужно еще уметь определять важность каждой задачи
К сожалению, в планы по ведению сайта все еще нагло врывается основная работа, поэтому пока вся моя организация состоит из средне- и долгосрочных заданий:) Но уверен в пользе планирования и стараюсь постоянно следить за чужим опытом, так что за цикл статей - спасибо!
Простые методы контроля дел - самые лучшие. Не так ли?
Просто как будто бы в сказке ))) Только мне кажется что не для всех...
Планирование у меня в крови с офф-лайн работы, там без этого было ну просто никак, огромное количество разноплановых и разнодатовых дел, которые упорядочить возможно было только внеся их в outlook.
Не уверен, что это особенно нужно. Мы не живём в настолько бешеном ритме, чтобы забывать что-либо сделать или планировать свои действия с точностью до пяти минут. К тому же, даже если и упускаем какую-то мелочь, то на на чём-либо серьёзном это редко отражается.
Помню и я что-то планировал. Когда родился ребенок – триндец моим планам. Надеюсь когда немного подрастет, буду день подстраивать под себя а не под его.
Интересный подход, о Форстере и Аллене не слышал, видимо, что-то упустил в этой жизни, нужно наверстать.
На мой взгляд самое эффективное планирование - когда берешь цель и начинаешь дробить от общего к частному. В итоге получается куча маленьких задач, выполнив которые получишь результат. При этом по одной эти задачи очень простые, а в целом получаеся большое дело сделал.
А не слишком ли много этого самого драгоценного времени расходуется на саму процедуру его распределения?
не плохой метод планирования!!!но нужно будет свой разработать!!!более попроще!))это через чур!)
Можно вам задать такой вопрос?
Я часто встречаю такую мысль, что надо делать то, что хочется и интересно, как вы и описали. А как быть с делами, которые делать не хочется вообще?
Ну например, не люблю я уборку, но делать то приходится, или знаю, надо сходить к врачу, получить лекарства от какой-нить болячки, но врачей я ненавижу.
И что делать? Как это вписывается в *делать что хочется*, *получать удовольствие от дел*? Приходится только заставлять себя, я не вижу как такие неприятные дела можно вписать в этот стиль работы.
На мой взгляд лучше всего использовать какую-либо программу как для планирования личных дел, так и для работы. Я лично использую Pyrus, как и все мои коллеги, но для рабочих вопросов. До этого пробовал и Bitrix, и Megaplan, и Teamlab, но есть вопросы по удобству и функционалу. В общем, надо определиться, что конкретно в итоге хочется получить (если лишь планирование и ничего более, то достаточно и календаря). Некоторые программы сейчас не только планировщики, но и полноценные виртуальные офисы со всем спектром сопутствующего функционала.
Я отношусь к организации личного времени и планированию сугубо наплевательски, ибо считаю, что если уделять этому столь существенной внимание, то после таких рассчётов, что и когда я буду делать, у меня не останется времени чтобы это делать ;) , так как всё время будет уходить на планирование. По мне так это просто очередная фишка маркетологов, которые хотят оптимизировать воздух, рассказывая друг другу на конференциях про «пятилетку за 3 года»
Максимум - иметь всегда под рукой блокнотик, и в свободное время, которое нечем занять (как правило во время поездок в метро-такси) - можно накидать список дел, необходимых к выполнению, и по мере выполнения их вычёркивать, чтобы самому для себя показывать, что не бездельничаешь. :)